第三章  會計電算化基本要求

第一節  會計電算化法規制度

會計電算化相關法規制度有，《會計法》、《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規范》、《會計電算化工作規范》、《會計基礎工作規范》和《會計檔案管理辦法》。

第二節  會計核算軟件的要求

一、會計核算軟件的基本要求
（一）會計核算軟件設計應當符合我國法律、法規、規章的規定
（二）會計核算軟件應當按照國家統一會計制度的規定劃分會計期間
（三）會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時提供少數民族文字或者外國文字對照
（四）會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權限設置的功能
（五）會計核算軟件應當符合GB/T19581-2004《信息技術會計核算軟件數據接口》國家標準的要求
（六）會計核算軟件在設計性能允許使用范圍內，不得出現由于自身原因造成死機或者非正常退出等情況
（七）會計核算軟件應當具有在機內會計數據被破壞的情況下，利用現有數據恢復到最近狀態的功能
（八）單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，改變會計核算軟件運行環境，應當建立相應的審批手續
（九）會計核算軟件開發銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓、會計核算軟件維護、版本更新等方面的服務
二、會計數據輸入功能的基本要求
（一）對初始數據輸入的基本要求
1．輸入會計核算所必需的期初數據及有關資料
2．輸入需要在本期進行對賬的未達賬項
3．選擇會計核算方法
4．定義自動轉賬憑證
5．用戶設置
（二）對記賬憑證輸入的基本要求
會計核算軟件必須具備輸入記賬憑證的功能
（三）對記賬憑證的控制功能
1．正在輸入的記賬憑證編號與已輸入的記賬憑證編號重復的，予以提示并拒絕保存
2．以編號方式輸入會計科目的，自動顯示該代碼所對應的會計科目名稱
3．借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額的，予以提示并拒絕保存
4．有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，予以提示并拒絕保存
5．正在輸入的收款憑證借方科目或付款憑證貸方科目不是“現金”或“銀行存款”的，予以提示并拒絕保存
6．會計核算軟件應提供對已經輸入尚未記賬的記賬憑證進行修改和審核的功能
7．對同一張記賬憑證，應當具有權限控制功能
（四）對原始憑證輸入的基本要求
1．在輸入記賬憑證的同時，輸入相應原始憑證
2．在記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計軟件自動生成記賬憑證
三、會計數據輸出功能的基本要求
（一）屏幕查詢的基本要求
1．各級會計科目的名稱、編號、年初余額、期初余額、累計發生額、本期發生額和當前余額等項目
2．本期輸入的記賬憑證、原始憑證
3．本期和以前各期的總賬和明細賬
4．往來項目的結算情況
5．本期和以前各期的會計報表
（二）打印輸出的基本要求
1．應當提供打印輸出原始憑證、記賬憑證、日記賬、明細賬、總賬、會計報表的功能
2．在總賬和明細賬的直接記賬依據完全相同的情況下，總賬可以用總分類賬戶本期發生額、余額對照表替代
3．在保證會計賬簿清晰的條件下，打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少
4．對于業務量較少的賬戶，提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能
四、會計數據處理功能的基本要求
（一）會計核算軟件應當具有記賬功能
（二）會計核算軟件應當提供自動進行銀行對賬的功能
（三）會計核算軟件應當提供按照規定的會計期間結賬的功能
（四）會計核算軟件應當具有自動編制符合國家統一會計制度規定的會計報表的功能
（五）會計軟件應當采取加密存儲、用戶身份驗證等多種手段確保會計數據安全保密，防止對數據的未授權訪問、復制、篡改、刪除

第三節  會計電算化崗位及其權限設置的基本要求

一、電算化會計崗位的劃分及職責
（一）電算主管，負責協調計算機及會計軟件系統的運行工作
（二）軟件操作，負責會計核算軟件具體使用操作
（三）審核記賬，負責憑證的審核記賬
（四）電算維護，負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內會計數據
（五）電算審查，對電算化系統運行進行監督，防范利用電算化系統的舞弊
（六）數據分析，負責對計算機內的會計數據進行分析
（七）會計檔案保管，負責會計電算化數據和程序備份，打印的賬表、憑證和各種會計檔案資料的保管
二、中小企業實行會計電算化的崗位設置

第四節  計算機替代手工記賬的基本要求

一、替代手工記賬的任務和條件
（一）替代手工記賬是會計電算化的目標之一
（二）替代手工記賬的條件
1．配有適用的會計軟件和相應的計算機硬件設備
2．配備了相應的會計電算化工作人員
3．建立了嚴格的內部管理制度
二、替代手工記賬的過程
（一）整理手工會計業務數據
1．重新核對各類憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符
2．整理各賬戶余額
3．清理往來賬戶和銀行賬戶
（二）建立會計賬戶體系并確定編碼
1．符合財政部和有關管理部門的規定
2．滿足本單位會計核算與管理的要求
3．滿足會計報表的要求，凡是報表所用數據需要從賬務處理系統中取數的，必須設立相應科目
4．保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目
5．保持相對穩定
6．要考慮與核算模塊的銜接，凡是與其他核算模塊有關的科目，在整理時應將各核算大類在賬務處理模塊中設為一級科目
三、規范各類賬證表格式和會計核算方法與過程
四、會計核算軟件初始化
五、計算機與手工并行
（1）檢驗各種核算方法
（2）檢查會計科目體系的有效性
（3）考查操作準確性
（4）糾正會計核算軟件程序錯誤或業務處理錯誤

第五節  會計電算化檔案管理的基本要求

一、保存打印出的紙質會計檔案
（一）現金日記賬和銀行日記賬要求每天打印輸出，做到日清月結
（二）明細賬要求每年打印一次或在需要時進行打印
（三）會計電算化后，在所有記賬憑證數據和明細賬數據都存儲在計算機內的情況下，總賬一般用“總分類科目余額、發生額對照表”替代，“總分類科目余額、發生額對照表”一般要求每月打印一次
（四）會計報表每月打印一次進行保管
二、系統開發資料和會計軟件系統也應視同會計檔案保管
三、制定與實施會計電算化檔案管理制度
（一）存檔的手續
（二）各種安全和保密措施
（三）檔案管理員的崗位責任制度
（四）檔案分類管理辦法
（五）檔案使用的各種審批手續
（六）各類文檔的保管期限及銷毀手續
四、會計電算化檔案安全和保密措施