第六章  會計憑證

【基本要求】

    1.   了解會計憑證的概念與作用

    2.   了解會計憑證的傳遞

    3.   熟悉原始憑證與記賬憑證的種類

    4.   熟悉會計憑證的保管

    5.   掌握原始憑證的填制

    6.   掌握記賬憑證的填制

    7.   掌握原始憑證與記賬憑證的審核

【考試內容】

    第一節  會計憑證概述

    一、會計憑證的概念與作用

    （一）會計憑證的概念

    會計憑證是指記錄經濟業務發生或者完成情況的書面證明，是登記賬簿的依據。

    （二）會計憑證的作用

    會計憑證的作用主要有：（1）記錄經濟業務，提供記賬依據；（2）明確經濟責任，強化內部控制；（3）監督經濟活動，控制經濟運行。

    二、會計憑證的種類

    會計憑證按照填制程序和用途可分為原始憑證和記賬憑證。

    （一）原始憑證

    原始憑證，又稱單據，是指在經濟業務發生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經濟業務的發生或完成情況的原始憑據。

    （二）記賬憑證

    記賬憑證，又稱記賬憑單，是指會計人員根據審核無誤的原始憑證，按照經濟業務的內容加以歸類，并據以確定會計分錄后所填制的會計憑證，作為登記賬簿的直接依據。

    第二節  原始憑證

    一、原始憑證的種類

    原始憑證可以按照取得來源、格式、填制的手續和內容進行分類。

    （一）按取得的來源分類

    原始憑證按照取得的來源可分為自制原始憑證和外來原始憑證。

    1．自制原始憑證

    自制原始憑證是指由本單位有關部門和人員，在執行或完成某項經濟業務時填制的，僅供本單位內部使用的原始憑證。

    2．外來原始憑證

    外來原始憑證是指在經濟業務發生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證。

    （二）按照格式分類

    原始憑證按照格式的不同可分為通用憑證和專用憑證。

    1．通用憑證

    通用憑證是指由有關部門統一印制、在一定范圍內使用的具有統一格式和使用方法的原始憑證。

    2．專用憑證

    專用憑證是指由單位自行印制、僅在本單位內部使用的原始憑證。

    （三）按填制的手續和內容分類

    原始憑證按照填制的手續和內容可分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證。

    1．一次憑證

    一次憑證是指一次填制完成，只記錄一筆經濟業務且僅一次有效的原始憑證。

    2．累計憑證

    累計憑證是指在一定時期內多次記錄發生的同類型經濟業務且多次有效的原始憑證。

    3．匯總憑證

    匯總憑證是指對一定時期內反映經濟業務內容相同的若干張原始憑證，按照一定標準綜合填制的原始憑證。

    二、原始憑證的基本內容

    原始憑證的格式和內容因經濟業務和經營管理的不同而有所差異，但應當具備以下基本內容（也稱為原始憑證要素）：（1）憑證的名稱；（2）填制憑證的日期；（3）填制憑證單位名稱或者填制人姓名；（4）經辦人員的簽名或者蓋章；（5）接受憑證單位名稱；（6）經濟業務內容；（7）數量、單價和金額。

    三、原始憑證的填制要求

    （一）原始憑證填制的基本要求

    原始憑證的填制必須符合下列要求：（1）記錄真實；（2）內容完整；（3）手續完備；（4）書寫清楚、規范；（5）連續編號；（6）不得涂改、刮擦、挖補；（7）填制及時。

    （二）自制原始憑證的填制要求

    不同的自制原始憑證，填制要求也有所不同。

    1．一次憑證的填制

    一次憑證應在經濟業務發生或完成時，由相關業務人員一次填制完成。該憑證往往只能反映一項經濟業務，或者同時反映若干項同一性質的經濟業務。

    2．累計憑證的填制

    累計憑證應在每次經濟業務完成后，由相關人員在同一張憑證上重復填制完成。該憑證能在一定時期內不斷重復地反映同類經濟業務的完成情況。

    3．匯總憑證的填制

    匯總憑證應由相關人員在匯總一定時期內反映同類經濟業務的原始憑證后填制完成。該憑證只能將類型相同的經濟業務進行匯總，不能匯總兩類或兩類以上的經濟業務。

    （三）外來原始憑證的填制要求

    外來原始憑證應在企業同外單位發生經濟業務時，由外單位的相關人員填制完成。外來原始憑證一般由稅務局等部門統一印制，或經稅務部門批準由經營單位印制，在填制時加蓋出具憑證單位公章方為有效。對于一式多聯的原始憑證必須用復寫紙套寫或打印機套打。

    四、原始憑證的審核

    為了如實反映經濟業務的發生和完成情況，充分發揮會計的監督職能，保證會計信息的真實、合法、完整和準確，會計人員必須對原始憑證進行嚴格審核。審核的內容主要包括：（1）審核原始憑證的真實性；（2）審核原始憑證的合法性；（3）審核原始憑證的合理性；（4）審核原始憑證的完整性；（5）審核原始憑證的正確性；（6）審核原始憑證的及時性。

    第三節  記賬憑證

    一、記賬憑證的種類

    記賬憑證可按不同的標準進行分類，按照用途可分為專用記賬憑證和通用記賬憑證；按照填列方式可分為單式記賬憑證和復式記賬憑證。

    （一）按憑證的用途分類

    1．專用記賬憑證

    專用記賬憑證是指分類反映經濟業務的記賬憑證，按其反映的經濟業務內容，可分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。

    （1）收款憑證

    收款憑證是指用于記錄現金和銀行存款收款業務的記賬憑證。

    （2）付款憑證

    付款憑證是指用于記錄現金和銀行存款付款業務的記賬憑證。

    （3）轉賬憑證

    轉賬憑證是指用于記錄不涉及現金和銀行存款業務的記賬憑證。

    2．通用記賬憑證

    通用記賬憑證是指用來反映所有經濟業務的記賬憑證，為各類經濟業務所共同使用，其格式與轉賬憑證基本相同。

    （二）按憑證的填列方式分類

    1．單式記賬憑證

    單式記賬憑證是指只填列經濟業務所涉及的一個會計科目及其金額的記賬憑證。

    2．復式記賬憑證

    復式記賬憑證是將每一筆經濟業務所涉及的全部科目及其發生額均在同一張記賬憑證中反映的一種憑證。

    二、記賬憑證的基本內容

    記賬憑證是登記賬簿的依據，因其所反映經濟業務的內容不同、各單位規模大小及其對會計核算繁簡程度的要求不同，其內容有所差異，但應當具備以下基本內容：（1）填制憑證的日期；（2）憑證編號；（3）經濟業務摘要；（4）會計科目；（5）金額；（6）所附原始憑證張數；（7）填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員簽名或者蓋章。收款和付款記賬憑證還應當由出納人員簽名或者蓋章。以自制的原始憑證或者原始憑證匯總表代替記賬憑證的，也必須具備記賬憑證應有的項目。

    三、記賬憑證的填制要求

    記賬憑證根據審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表填制。記賬憑證填制正確與否，直接影響整個會計系統最終提供信息的質量。與原始憑證的填制相同，記賬憑證也有記錄真實，內容完整，手續齊全，填制及時等要求。

    （一）記賬憑證填制的基本要求

    1．記賬憑證各項內容必須完整。

    2．記賬憑證的書寫應當清楚、規范。

    3．除結賬和更正錯賬可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附原始憑證。

    4．記賬憑證可以根據每一張原始憑證填制，或根據若干張同類原始憑證匯總填制，也可以根據原始憑證匯總表填制；但不得將不同內容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。

    5．記賬憑證應連續編號。憑證應由主管該項業務的會計人員，按業務發生的順序并按不同種類的記賬憑證采用“字號編號法”連續編號。如果一筆經濟業務需要填制兩張以上（含兩張）記賬憑證的，可以采用“分數編號法”編號。

    6．填制記賬憑證時若發生錯誤，應當重新填制。

    7．記賬憑證填制完成后，如有空行，應當自金額欄最后一筆金額數字下的空行處至合計數上的空行處劃線注銷。

    （二）收款憑證的填制要求

    收款憑證左上角的“借方科目”按收款的性質填寫“庫存現金”或“銀行存款”；日期填寫的是填制本憑證的日期；右上角填寫填制收款憑證的順序號；“摘要”填寫對所記錄的經濟業務的簡要說明；“貸方科目”填寫與收入“庫存現金”或“銀行存款”相對應的會計科目；“記賬”是指該憑證已登記賬簿的標

記，防止經濟業務重記或漏記；“金額”是指該項經濟業務的發生額；該憑證右邊“附件×張”是指本記賬憑證所附原始憑證的張數；最下邊分別由有關人員簽章，以明確經濟責任。

    （三）付款憑證的填制要求

    付款憑證是根據審核無誤的有關庫存現金和銀行存款的付款業務的原始憑證填制的。付款憑證的填制方法與收款憑證基本相同，不同的是在付款憑證的左上角應填列貸方科目，即“庫存現金”或“銀行存款”科目，“借方科目”欄應填寫與“庫存現金”或“銀行存款”相應的一級科目和明細科目。

    對于涉及“庫存現金”和“銀行存款”之間的相互劃轉業務，為了避免重復記賬，一般只填制付款憑證，不再填制收款憑證。

    出納人員在辦理收款或付款業務后，應在原始憑證上加蓋“收訖”或“付訖”的戳記，以免重收重付。

    （四）轉賬憑證的填制要求

    轉賬憑證通常是根據有關轉賬業務的原始憑證填制的。轉賬憑證中“總賬科目”和“明細科目”欄應填寫應借、應貸的總賬科目和明細科目，借方科目應記金額應在同一行的“借方金

額”欄填列，貸方科目應記金額應在同一行的“貸方金額”欄填列，“借方金額”欄合計數與“貸方金額”欄合計數應相等。

    此外，某些既涉及收款業務，又涉及轉賬業務的綜合性業務，可分開填制不同類型的記賬憑證。

    四、記賬憑證的審核

    為了保證會計信息的質量，在記賬之前應由有關稽核人員對記賬憑證進行嚴格的審核，審核的內容主要包括：（1）內容是否真實；（2）項目是否齊全；（3）科目是否正確；（4）金額是否正確；（5）書寫是否規范；（6）手續是否完備。

    第四節  會計憑證的傳遞與保管

    一、會計憑證的傳遞

    會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內部有關部門和人員之間的傳送程序。會計憑證的傳遞，應當滿足內部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時盡量節約傳遞時間，減少傳遞的工作量。各單位應根據具體情況確定每一種會計憑證的傳遞程序和方法。

    會計憑證的傳遞具體包括傳遞程序和傳遞時間。各單位應根據經濟業務特點、內部機構設置、人員分工和管理要求，具體規定各種憑證的傳遞程序；根據有關部門和經辦人員辦理業務的情況，確定憑證的傳遞時間。

    二、會計憑證的保管

    會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。會計憑證作為記賬的依據，是重要的會計檔案和經濟資料。本單位以及其他有關單位，可能因為各種需要查閱會計憑證，特別是發生貪污、盜竊、違法亂紀行為時，會計憑證還是依法處理的有效證據。因此，任何單位在完成經濟業務手續和記賬后，必須將會計憑證按規定的立卷歸檔制度形成會計檔案資料，妥善保管，防止丟失，不得任意銷毀，以便日后隨時查閱。

    會計憑證的保管要求主要有：

    1．會計憑證應定期裝訂成冊，防止散失。會計部門在依據會計憑證記賬以后，應定期（每天、每旬或每月）對各種會計憑證進行分類整理，將各種記賬憑證按照編號順序，連同所附的原始憑證一起加具封面和封底，裝訂成冊，并在

裝訂線上加貼封簽，由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。

    從外單位取得的原始憑證遺失時，應取得原簽發單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內容等，由經辦單位會計機構負責人（會計主管人員）和單位負責人批準后，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應由當事人寫明詳細情況，由經辦單位會計機構負責人（會計主管人員）和單位負責人批準后，代作原始憑證。

    2．會計憑證封面應注明單位名稱、憑證種類、憑證張數、起止號數、年度、月份、會計主管人員和裝訂人員等有關事項，會計主管人員和保管人員應在封面上簽章。

    3．會計憑證應加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經本單位會計機構負責人（會計主管人員）批準，可以復制。向外單位提供的原始憑證復制件，應在專設的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。

    4．原始憑證較多時，可單獨裝訂，但應在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。

對各種重要的原始憑證，如押金收據、提貨單等，以及各種需要隨時查閱和退回的單據，應另編目錄，單獨保管，并在有關的記賬憑證和原始憑證上分別注明日期和編號。

    5．每年裝訂成冊的會計憑證，在年度終了時可暫由單位會計機構保管一年，期滿后應當移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

    6．嚴格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。